До отъезда

Регистрация в вузе-партнере

1. Заполнение заявки 

Получив номинации от ВШБ, вузы-партнеры предоставляют студентам дальнейшие инструкции по заполнению заявки в течение нескольких дней; в некоторых случаях - недель.

• Регулярно проверяйте электронную почту и папку со спамом.
• Строго придерживайтесь дедлайнов, установленных партнером. 
• Не откладывайте подготовку документов и заполнение заявки на последний момент.

2. Запись на курсы

В некоторых вузах запись на курсы начинается заранее в онлайн формате. 

• Внимательно читайте информацию о курсах, предоставляемую координатором партнерского вуза.
• Регистрируйтесь на курсы сразу, как откроется запись. Места на популярные курсы могут закончиться очень быстро.

3. Получение подтверждения о приеме

По завершении регистрации вуз-партнер направит по электронной почте или обычной почтой письмо, подтверждающее зачисление на программу обмена (Acceptance Letter).

• Письмо необходимо для получения учебной визы.

Мероприятия ВШЭ

1. Согласовать ИУП

В течение 14 дней после номинирования на мобильность предоставить на утверждение академическому руководителю проект индивидуального учебного плана. Согласованный и подписанный индивидуальный учебный план направить в ЦМО.

Внимание: для выпуска приказа на мобильность допускается направить ранее утвержденную версию ИУП. В случае, если планируется внести изменения в ИУП, вы можете дополнительно прислать его позднее, по мере готовности. 
Проверьте, что документ в формате PDF, и на нем имеется три подписи: менеджера, академического руководителя учебного офиса и ваша подпись.

Пример ИУП 

2. Подписать документы

Перед отъездом на академическую мобильность необходимо заполнить следующие документы:

заявление на академическую мобильность на имя директора 

Внимание: в заявлении на мобильность не заполняется поле "Согласование директора получено". Подпись директора проставлять не нужно. 
В поле "в период с": проставляются даты в соответствии с указанными датами в вашем письме о зачислении (Acceptance letter). 
Заявление заполняется на русском языке. Иностранные студенты заполняют заявление на английском языке. 

согласние на академическую мобильность

Внимание: в качестве координатора указать следующее: 
Спиридонова Ольга Александровна, менеджер ЦМО, outgoing.gsb@hse.ru, +7 (495) 772 95 90 доб. 28503

1) Заявление, 2) согласие на академическую мобильность, 3) подписанный ИУП и 

4) письмо о зачислении (Letter of Acceptance) предоставить в ЦМО по электронной почте outgoing.gsb@hse.ru. 

Крайний срок предоставления документов для студентов, уезжающих в осеннем семестре 2024-2025: 

До 10 июля – если начало семестра в августе

До 1 августа – если начало семестра в сентябре

До 15 августа – если начало семестра в октябре или ноябре

3. Посетить ориентационную сессию

Для студентов, номинированных на программы мобильности, присутствие на ориентационной сессии является обязательным. Даты проведения будут сообщаться дополнительно.

Подготовка к отъезду

1. Виза

Визовые вопросы (тип визы, необходимость оформления вида на жительство и пр.) координирует принимающий вуз.

• На сайте консульства или визового центра страны принимающего вуза уточните требования к документам для необходимого типа визы.
• Убедитесь, что срок действия Вашего загранпаспорта соответствует требованиям для получения нужного типа визы.
• Планируйте визит в консульство/визовый центр заблаговременно. В консульства/визовые центры некоторых стран необходимо записываться за несколько месяцев.

2. Жилье

Многие партнерские вузы предлагают студентам общежития или помощь в поиске жилья.

• Поиск жилья в стране принимающего вуза является ответственностью студента.
• Бронируйте место в общежитии или частное жилье заблаговременно. Перед началом семестра спрос на жилье (особенно в университетских городах) резко возрастает.

3. Билеты

• Рекомендовано покупать возвратные билеты на самолет.
• Спланируйте весь маршрут до принимающего вуза/общежития/съемного жилья. При необходимости заранее купите билеты на поезд/автобус/др. вид транспорта, чтобы добраться из аэропорта до конечного пункта.

4. Страховка

У всех студентов, выезжающих на программы академической мобильности за рубеж, должна быть страховка, покрывающая весь период пребывания в принимающей стране.

• Внимательно изучите требования партнерского вуза к медицинской страховке.
• Страховка обязательно должна включать расходы на репатриацию.

5. Сбор вещей

Собирайте вещи с учетом длительности академической мобильности. 

• Изучите особенности климата принимающей страны.
• Узнайте, какие лекарства в принимающей стране можно купить без рецепта, а какие лучше взять с собой. 
• Узнайте, какие розетки используются в принимающей стране. При необходимости купите адаптор.
• Возьмите с собой несколько мелочей, которые будут напоминать Вам о доме, родных и друзьях (фотографии, открытки, любимую чашку и пр.).
• Уточните у координатора принимающего вуза, какие документы у Вас должны быть с собой.
• Имейте при себе важные контакты: посольства или конкульства РФ в принимающей стране, координатора принимающего вуза, координатора ВШБ.

Можно ли отказаться от мобильности?

При возникновении каких-либо обстоятельств личного или другого характера, Вы можете отказаться от программы мобильности. 
Для этого необходимо: 

1. Уведомить сотрудника ЦМО по электронной почте
2. Уведомить координатора принимающего университета по электронной почте
3. Уведомить учебный офис вашей ОП по электронной почте 

Если вы не предупреждаете ЦМО и учебный офис об отказе в участии в программе мобильности, Вы не можете продолжать посещать занятия в ВШБ, так как будете оставаться в статусе "студента на программе исходящей мобильности". 

Уведомление об отказе необходимо направить до: 15 июля (мобильность в осеннем семестре) и до 1 декабря (мобильность в весеннем семестре). 

FAQ

1) Что такое Current/latest transcript и где мне его взять?

Транскрипт с оценками заказывается на английском языке в учебном офисе вашей образовательной программы в НИУ ВШЭ.

2) Что такое Nomination Letter и где мне его взять?
Это письмо от нашего центра, в котором мы указываем, что номинировали студента в партнерский-университет. Обращаться в ЦМО.

3) Для посольства мне нужно подтверждение, что я получаю стипендию. Как мне получить такую справку?

Обращаться в ЦМО.

4) Я предоставлял в качестве подтверждения диплом переводчика, где мне взять справку о владении англ.яз.? / Университет требует дополнительно Letter of Support, с указанием уровня языка.
ЦМО может подготовить такую справку по запросу.

5) Университет просит соглашение о сотрудничестве, где мне его взять?

Обращаться в ЦМО.

6) Меня просят, чтобы координатор подписал Learning Agreement, это к кому?
Learning agreement актуален особенно для европейских вузов. Заполняете шапку и данные о себе.
Факультет и адрес: Faculty/Department – Graduate School of Business

Address - 26/4 Ulitsa Shabolovka, office 4340, 119049, Moscow

Отправляете документ в ЦМО.  
Сотрудник ЦМО ставит подпись и печать в разделе Responsible person at the sending institution.

Для проверки корректности выбранных курсов вместе с LA направляется ИУП.

7) Какие документы мне нужны для визы? Как подать? 

Студент самостоятельно подает документы на визу. Обращаться напрямую в посольство.

Чек-листы

На осенний семестр

На весенний семестр